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Cuando se trata de una empresa, hablamos también de una gran cantidad de documentos. La cantidad de estos, crece cada día y por ello es importante establecer un buen sistema de organización para evitar así que se traspapelen. Se trata en sí, de una práctica que, si se implementa correctamente, nos puede ahorrar mucho tiempo posteriormente. En este artículo vamos a hablar de cómo organizar los documentos comerciales y cómo enviarlos. ¡Sigue leyendo!
Ventajas de una correcta organización de los documentos
Cuando los documentos de una empresa se encuentran bien organizados, esta funciona mejor. Será mucho más fácil y rápido disponer de cualquier documento. Además, no sólo para esto, sino para mantenerse mejor informado sobre el funcionamiento del negocio. Y es que, así, se pueden encontrar errores de manera más sencilla y también nos puede ayudar a llevar a cabo nuestras obligaciones fiscales de una forma más eficaz.
La mejor manera de llevar a cabo la organización de documentos es realizarla a diario. Cabe recordar que, en empresas con rotación de personal, es más que crucial. Así, si un empleado requiere de un documento en algún momento, no necesitaremos hacer hasta lo imposible para localizarlos.
Nuestros documentos comerciales
En una empresa podemos encontrar varios tipos de documentación diferentes. Por ejemplo, documentación contable, laboral y los materiales de marketing, por lo que la documentación comercial también es importante mantenerla organizada. Solo para recordarlo, estos son algunos ejemplos de documentos comerciales:
- notas de pedido o de compra
- notas de débito o de crédito
- cheques
- recibos
- pagarés
- facturas
- panfletos
- catálogos
Como sabrás, para la mayoría de estos documentos se necesita un duplicado o triplicado. Por lo tanto, necesitamos una buena organización; pero además, sería bueno disponer de un método correcto para proceder a su envío.
Envío de documentos comerciales en sobres blancos
Indudablemente, cuando debemos hacer el envío de cualquier tipo de material a clientes o potenciales clientes; es recomendable realizar un envío seguro que refleje la imagen —ordenada— de nuestra empresa. Una buena forma son los conocidos sobres blancos.
Este método se ha convertido en la mejor opción cuando se trata de enviar cualquier tipo de correspondencia o documento. Son una opción económica, sencilla y muy profesional. De esta forma, proporcionaremos una imagen pulcra y ordenada. ¡Seguro que nuestros clientes lo agradecerán!
Ideas de organización de nuestros documentos físicos
Mientras tanto, no debemos olvidarnos que todas estas copias necesitan también una organización dentro de nuestra empresa. Es recomendable utilizar un método medianamente similar al que empleemos con el resto de documentos. De este modo, no tendremos que memorizar diferentes métodos de búsqueda.
Por ejemplo, la ordenación mediante archivadores es lo más efectivo. Al mismo tiempo, se puede determinar una clasificación cronológica o alfabética por clientes, o puedes emplear ambas al mismo tiempo.
Una organización digital
También puede ser muy útil llevar una organización digital paralela. Una vez que tengamos determinado el método de ordenación, podemos dejarlo reflejado en un archivo de Excel, por ejemplo. Así accederemos mucho más rápido a toda la documentación empresarial.
Sea cual sea el método que elijas, no olvides enseñarlo a tus empleados. Es importante mantener la uniformidad.
Un plan que dure lo máximo posible
Cabe señalar, que el Código de Comercio nos indica que debemos conservar estos documentos —y otros— durante años. Seis años para ser exactos. Por lo tanto, la cantidad de documentos que debemos conservar y organizar es muy alta. Cuanto más claros seamos, mejor.
En realidad, cada empresa funciona diferente y la organización seguramente sea también diversa, por ello, te recomendamos analizar detenidamente la documentación y establecer un plan. Un plan que debería poder acompañarte durante el máximo tiempo posible para asegurar solidez y seriedad en tu empresa.