El presupuesto

Los presupuestos son imprescindibles para el correcto funcionamiento y la viabilidad de los trabajadores autónomos y empresas. Según el objetivo que pretendan podemos realizar diferentes tipos de presupuestos que se adecuen a lo que queremos conseguir.

Definición del presupuesto

Para la Real Academia Española de la Lengua (RAE) existen diferentes acepciones que explican el significado de la palabra presupuesto. En este caso, haremos referencia a dos significados concretos que pueden ser utilizados en el ámbito comercial y de gestión empresarial.

Por un lado, considera este concepto como el "el cálculo anticipado del coste de una obra o servicio". Este significado hace referencia a los presupuestos que se les ofrece a los clientes antes de realizar un servicio u obra para que posea una idea estimada, lo más cercana posible, del precio final que tendrá la prestación de esos servicios. Esta es la acepción del presupuesto más utilizado por los trabajadores autónomos, ya que con él informan a sus clientes de lo que va a costar lo que les están pidiendo. Si se hace forma correcta, el presupuesto puede coincidir exactamente con el precio de la factura. Se produce por ejemplo, cuando un cliente le pregunta a un mecánico cuánto le va a costar arreglar el coche y este le ofrece un documento en el que le hace un desglose de costes en el que le muestra que el precio final será de 500€.

presupuesto



Por otro lado, la RAE también ofrece otro tipo de significado más relacionado con empresas y organizaciones que realizan partidas presupuestarias para diferentes proyectos y departamentos. En este caso considera el presupuesto como 'el conjunto de gastos e ingresos previstos durante un determinado periodo de tiempo'. Se refiere a las previsiones de ingresos y gastos que se realizan pensando en un tiempo definido que puede ser un mes, tres meses, un año o el tiempo que queramos planificar. Con este presupuesto se intenta delimitar la cantidad de dinero disponible para gastar en algo concreto y con ese dinero se debe sacar el máximo rendimiento. Podríamos entenderlo, por ejemplo, como un autónomo o empresa que tiene como presupuesto 3.000€ para gastar en publicidad y marketing durante un año.

De esta forma, podemos encontrar multitud de tipos de presupuestos según los parámetro que se utilicen para su clasificación.

Objetivos del presupuesto

La realización del presupuesto es muy importante para cualquiera de los dos significados que acabamos de ver. Por un lado, en el primer caso vemos que hacer un presupuesto es beneficioso tanto para el cliente como para el autónomo o empresa que lo realiza. Hacer un presupuesto a un cliente que nos lo solicita se realiza con el objetivo de:

  • Informar al cliente de una cifra estimada del servicio, lo más ajustada posible al precio final de la factura
  • Señalar el desglose de precios de cada uno de las cosas que ofrece nuestro servicio (material, mano de obra, etc)
  • Definir la duración o tiempo destinado a ese trabajo o servicio
  • Conocer los costes que va a generar realizar ese trabajo
  • Aplicar un margen de beneficios que permita la viabilidad de nuestra empresa y que no nos haga perder dinero
  • Mostrar el porcentaje de impuestos que hay incluidos en el precio final y que aumentar el coste de nuestro servicio
  • Establecer forma y métodos de pago

Los presupuestos de ingresos y gastos para un tiempo concreto nos ayuda a mejorar la planificación de nuestra actividad y aumentar la eficiencia de nuestras acciones. Este tipo de presupuestos se realizan para:

  • Realizar una previsión de los gastos necesarios en un proyecto o durante un tiempo determinado
  • Planificar las acciones que se realizarán durante ese tiempo
  • Conocer las limitaciones dinerarias que se poseen
  • Mejorar la eficiencia de la empresa o departamento, intentando sacar el mayor provecho a la cantidad de dinero disponible
  • Decidir y priorizar los recursos que se van a destinar para las diferentes acciones
  • No realizar gastos innecesarios
  • Controlar los resultados obtenidos con las partidas de dinero presupuestadas

Características del presupuesto

Viendo el concepto sobre qué es un presupuesto y los objetivos que tiene su realización es momento de ver cuáles son los rasgos que lo caracterizan. Los presupuestos bien realizados y que nos ayuda a mejorar nuestra gestión empresarial se definen por:

  • Ser visualmente agradable, ya que será tu presentación frente al cliente. Todo cuenta. Si no te conocen puedes describir brevemente tus servicios.
  • Incluir todo las acciones que se van a realizar durante ese trabajo o servicio.
  • Ser lo más claro y conciso posible
  • Estar ordenado desglosando cada uno de los gastos o costes que se realicen. Es conveniente que se realice en orden de importancia o dependiendo del timming en que se realice.
  • Ser real y posible acercándose al máximo a la realidad para que haya el mínimo número de variaciones posibles
  • Hacerse lo más rápido posible: se puede llegar a perder un cliente por tardar en entregar un presupuesto

Modelo de presupuesto

Es lógico que cada vez que solicitas un presupuesto a un autónomo o empresa nos ofrecen un modelo de presupuesto diferente. Esto se debe a que cada persona física o jurídica adecua los presupuestos a las características de sus empresas. Esto se debe a que no existe ningún modelo oficial de presupuesto para ofrecer a un cliente. Puedes encontrar diferentes ejemplos de presupuesto según el objetivo que tengan cada uno.

Si necesitas hacer un presupuesto aquí puedes encontrar una plantilla de presupuesto en Excel con la que solo debes introducir los diferentes datos de tu trabajo o servicio, indicando los conceptos, sus costes y los impuestos. De esta forma, podrás ofrecer un presupuesto a tus clientes de una forma rápida, sencilla y de forma gratuita.

Plantilla de presupuesto en Excel