Aumentar la cartera de clientes es una de las misiones de muchos autónomos. Si no hay nuevos clientes el negocio no funcionará, así que tendremos que visitar y reunirnos a menudo para ampliar nuestra cartera y conseguir la fidelización de los clientes.
Sin embargo, por muy atractivo e interesante que sea el proyecto que vas a presentarles no te puedes personar así como así, hay que cumplir con una serie de normas de protocolo que afectan a nuestra forma de vestirnos, de comportarnos y al modo en que nos preparamos para acudir a la reunión y salir triunfantes de ella.
Cómo vestirse para una visita comercial o reunión de trabajo
El atuendo que elijas será una de las cosas que más digan de ti, así que tendremos que fijarnos bien en este aspecto para acertar. Hay que buscar un look sobrio, que sea apropiado para el contexto y no llame la atención por pasarnos de formal o de informal. Lo ideal sería tenerlo planificado de antemano, en especial si se ha organizado la reunión de trabajo con antelación o la visita que harás es concertada, ya que así podrás dejar la ropa planchada por la noche o llevarla a la tintorería si es necesario, aunque en ocasiones no tenemos más remedio que improvisar a última hora.
Un traje es una muestra de seguridad y confianza en uno mismo, pero no vale cualquiera. Debe ser un traje que te haga sentir cómodo, que te guste y esté a la moda. Buscaremos una corbata sobria, sin dibujos e incluso sin rallas en el caso de los candidatos jóvenes -puede parecer un uniforme escolar-. Las mujeres por lo general tienen más opciones, desde vestidos hasta trajes de dos piezas, blusas, etc. Si se trata de una segunda reunión no repetiremos look, sino que cambiaremos de traje -utilizando otros colores, por ejemplo- para causar la mejor impresión.
Algo que no puede faltar son los complementos, aunque sin pasarnos. Es imprescindible un reloj para no tener que estar mirando continuamente la hora en el móvil. Por suerte, existen páginas webs especializadas como la de Chrono24, en la que puedes encontrar relojes profesionales que contribuirán a ofrecer una imagen de compromiso, seriedad y buen gusto. Como hemos dicho, evitaremos, eso sí, el uso excesivo de anillos, pulseras, collares o pendientes que puedan convertirse en el centro de atención de la reunión.
Finalmente, utilizaremos un calzado formal, acorde a lo que llevemos. El calzado deportivo o informal está prohibido.
Cómo comportarse en una reunión o visita
La primera impresión es clave a la hora de hacer una buena presentación de tu producto o servicio. Por ello, lo primero de todo será la puntualidad: hay que llegar a la hora establecida para la reunión. No apuraremos al máximo el tiempo, pero tampoco nos presentaremos media hora antes. Llegar con unos 5 minutos de adelanto nos permitirá rebajar los nervios, ir al baño si es necesario, darnos el último retoque o repasar rápidamente las últimas notas sin dar la sensación de que estamos metiendo prisa a la otra parte. Saluda con un apretón de manos firme, que no muestre debilidad ni transmita nervios.
Cuida tu lenguaje corporal, y respeta las normas básicas de cortesía: “gracias”, “por favor”, pedir la palabra antes de hablar… Un error bastante habitual es tratar de imponer tu punto de vista y tus argumentos en la reunión, así que haz un esfuerzo por escuchar y valorar positivamente las opiniones del resto, al menos de cara al exterior. Cuando llegue tu turno podrás exponer -que no imponer- tus argumentos, y procura no interrumpir a los demás.
Hay que prestar atención durante todo el encuentro a nuestro interlocutor, aunque llegue un punto en el que nos demos cuenta de que la reunión no lleva a ninguna parte. No todos los potenciales clientes se convierten en clientes, pero si te levantas a media reunión y abandonas habrás perdido a ese cliente para siempre, no habrá opción para una segunda oportunidad, y tu reputación como profesional se verá negativamente afectada por esta espantada. Por el contrario, sé cordial y deja siempre una puerta abierta a una posible colaboración en el futuro.