Si como autónomo gestionas diariamente un equipo humano , sabrás que no es una tarea precisamente sencilla. Cada uno de nosotros es un individuo con sus propias motivaciones, intereses, preocupaciones y modos de proceder, que incluyen particularidades y estrategias de trabajo que nos permiten diferenciarnos de los demás. Pero, al mismo tiempo, nos integramos en un proyecto más grande, y ese gran organismo que conformamos con la suma de nuestro trabajo es un ente vivo, con sus fortalezas y sus carencias, resultado de lo que cada integrante del mismo aporta o deja de aportar.
Como líderes nos corresponde mantener unido y cohesionado a nuestro equipo de trabajo, y al mismo tiempo motivarle para que cada uno de sus miembros tome decisiones que ayuden a mejorar nuestra empresa, lo que sin duda repercutirá en mayores beneficios para todos. Pero muchas veces ocurre que por muy motivados y entregados que estén nuestros trabajadores, la eficiencia del equipo no alcanza las cotas que deseamos y nos hemos marcado desde un principio. Suponiendo que todos realicemos las tareas conforme a los criterios especificados, esta falta de eficiencia suele deberse a condiciones intrínsecas a la realización de las propias tareas. Y es aquí cuando una herramienta que nos ayude a disminuir o directamente eliminar los lapsos de tiempo entre los pasos de una actividad nos puede ayudar enormemente, haciendo crecer la productividad de nuestra empresa de manera considerable.
Un ejemplo de este tipo de herramienta es Redbooth, un software de gestión de proyectos y equipos que integra un gran número de funcionalidades para que el tiempo del que disponemos en nuestra jornada laboral se invierta en lo que realmente importa, automatizando y simplificando todos aquellos pasos que realmente son meros trámites para cumplir un objetivo.
Veamos cómo funciona este tipo de software con un ejemplo concreto. Jaime es un emprendedor que ha montado una agencia inmobiliaria en la que trabajan cinco comerciales. Cada mañana, Jaime organiza una reunión con sus trabajadores para evaluar las gestiones comerciales del día anterior, definir los objetivos del día para cada uno de ellos, coordinar las citas para enseñar las propiedades a los posibles compradores o arrendatarios y solucionar posibles incidencias que hayan surgido en el equipo a lo largo de la jornada previa. Lógicamente este tipo de reunión es muy recomendable y necesaria muchas veces, pero por desgracia puede llegar a consumir un tiempo muy valioso, que nos ahorraríamos si toda la información que se trabaja en ella fuese quedando registrada en un espacio de trabajo común a medida que avanza el día, de manera que Jaime pudiera ver el progreso de cada uno de sus trabajadores en tiempo real, asignarles nuevas tareas a cada uno sin necesidad de convocarles y monitorizar el cumplimiento de objetivos del grupo en cualquier momento. Pues bien, un software de gestión de proyectos y equipos nos brinda ese espacio de trabajo virtual en constante intercomunicación, con lo que una única reunión semanal para repasar todo lo planificado sería más que suficiente.
Por otro lado, y siguiendo con este ejemplo, cada uno de los agentes inmobiliarios que trabajan para Jaime realiza toda una serie de tareas que requieren tiempo, muchas de ellas de tipo puramente administrativo, que podrían llevarse a cabo con un simple clic en un ordenador portátil o un smartphone gracias a este software, como elaboración de plantillas, envío de formularios y correos electrónicos, coordinación de citas con clientes potenciales, etc. En consecuencia, cada comercial invertirá su tiempo en aquello que realmente define su trabajo: cerrar ventas, encontrar propiedades acordes a las necesidades de cada cliente y mostrar todos los inmuebles previstos para la jornada de hoy, entre otras.
En resumen, si coordinas un equipo humano y quieres potenciar al máximo su eficiencia y productividad, deja que un aliado como un software de gestión de proyectos y equipos te allane el camino en el día a día de tu empresa, facilitando y agilizando los procesos de todo el grupo de manera que el tiempo restante se invierta en aquellas tareas que realmente aportan valor a tu proyecto