Nos ocurre a menudo. Casi cada día. Un usuario – autónomo – llama interesándose por nuestro programa de facturación porque hasta ahora estaba haciendo facturas con Word y Excel (incluso una vez alguien nos confesó que las hacía con Paint, lo que no deja de sorprendernos por la capacidad de algunos para complicarse la vida).
Word y Excel se han convertido en la herramienta informática de trabajo más común de los autónomos. Están al abasto de todos, vienen instalados en cualquier PC, nos son familiares… ¿Por qué aventurarse por caminos extraños?
Esto es, lamentablemente (hay que decirlo), el razonamiento que impera entre algunos autónomos. Hasta que prueban las ventajas de un programa de facturación online y… ciertamente, la vida puede ser más fácil y más simple.
¿Qué tienen Word y Excel para los autónomos?
Esta pregunta es un misterio cuando hablamos de facturación. Así que haremos de abogados del diablo ante tanta beatería proWord y proExcel. Creemos seriamente que la salud de muchos autónomos está en juego.
El gran problema de Word y Excel para llevar la facturación es su falta de automatización y su incapacidad de simplificar un proceso tan complejo y diversificado. Es cierto que Word y Excel, en sus versiones más avanzadas, tienen plantillas de facturas. Pero ya está.
Luego nos encontramos con los siguientes problemas:
- La serie numérica. Has de recordarla en cada momento, pues esta no se coloca automáticamente al crear una nueva factura.
- Datos de la factura. Los clientes, los productos y servicios que vas a vender, su descripción, el precio… No te queda otra que el corta y pega desde otro documento de Word o Excel. ¡Y pobre de ti que te confundas!
- El seguimiento de las facturas. Has de estar al tanto de todo. Al no tener una panorámica automatizada de tus facturas, de las que están pagadas o impagadas, etc.
- Cambios normativos. Ni Word ni Excel pueden adaptar por ti los cambios normativos de facturación y fiscalidad (nuevos tipos de IVA e IRPF, por ejemplo). Has de estar al tanto.
- Movilidad limitada. Siempre has de tener el ordenador – tu ordenador – a mano. Tu información de facturas, clientes, proveedores, productos, etc., está ahí. ¿Qué pasa si has de emitir una factura sin tu ordenador delante?
Todo esto te obliga a estar en mil cosas a la vez… y al final no estás en nada y te ves superado por todo. ¡Se te va el control de tu negocio!
¿Por qué sí un programa de facturación en la nube?
La pregunta la podríamos formular de otra manera: ¿por qué perder tiempo y energía con tareas que te las resuelve un programa de facturación en un par de clics?
Quizá con las siguientes razones se entienda mejor:
- Simplificación. La facturación es compleja. No sólo hablamos de hacer facturas y enviarlas. Sino también de ordenarlas; de hacer un seguimiento desde su emisión hasta su pago; de tener a mano todos los datos que has de incluir (clientes, proveedores, productos, servicios, etc.).
- Automatización. Esto significa: desde establecer una serie de facturas correlativa hasta la emisión automática de albaranes a partir de facturas y presupuestos y un largo etcétera.
- Información actualizada. Cada paso que das queda registrado al momento (cada factura emitida y sin pagar, o marcada como pagada, etc.).
- Novedades normativas y fiscales al día. Detrás de cada programa de facturación hay un equipo que trabaja por ti por adaptar los cambios legislativos que afecten a la facturación.
- Menor margen de error. La automatización y simplificación de todo el proceso de facturación reduce la probabilidad de que te equivoques en aspectos donde es fácil equivocarse (cálculo del IVA o del IRPF, por ejemplo).
- ¿En la nube? Sí, en la nube y en todas partes. Al tener almacenada tu información en un servidor seguro, puedes acceder a él en cualquier lugar desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil o tableta).
Llegados a este punto, ¿no te parece clara la conclusión?
Con un programa de facturación lograrás un mayor control de la gestión de tu negocio. Y tendrás más tiempo para dedicarte a la parte más productiva de tu negocio y a expandirlo más allá de los límites que te imponía su gestión.